Freitagnachmittag, und die Rechnungen des Monats liegen noch als PDFs im Mailpostfach. Jemand muss sie herunterladen, umbenennen, einsortieren. Das lässt sich einmal einrichten – und danach macht es sich von allein.
Es sind selten die großen Aufgaben. Es sind die kleinen, die jede Woche wiederkommen.
Die bezahlte Rechnung, die aus dem Programm geladen, umbenannt und in den richtigen Ordner geschoben wird. Das Angebot, dessen Zahlen du aus einer Mail in eine Vorlage abtippst. Die Terminbestätigung, die abends noch rausgeht, weil sie tagsüber untergegangen ist. Und am Monatsende dreimal dieselbe Zahl, in drei verschiedene Fenster.
Jeder einzelne Handgriff dauert zwei Minuten. Zusammen sind es Stunden – jeden Monat, verlässlich.
Du kennst diese Handgriffe. Du weißt, dass sie nichts einbringen. Und du machst sie trotzdem, weil sonst niemand sie macht. Die Stunden laufen weiter, solange nichts daran geändert wird.
Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen heißt: wiederkehrende Handgriffe werden einmal beschrieben und danach von einem Programm ausgeführt – ohne dass jemand daran denken muss.
Stell dir eine stille Mitarbeiterin vor. Sie kann nur eine Sache: genau die Schritte wiederholen, die du ihr einmal gezeigt hast. Dafür vergisst sie nichts, wird nicht krank und arbeitet auch um drei Uhr nachts weiter.
Diese Schritte werden bei uns in einem Werkzeug namens n8n eingerichtet, das auf unserem eigenen Server läuft. Du bekommst davon nichts zu sehen und musst nichts installieren.
Was du merkst, ist etwas anderes: Die Datei liegt schon dort, wo du sie suchst. Die Mail ist raus. Die Tabelle ist aktuell.
Aufgaben automatisieren heißt nicht, dass Technik dein Geschäft übernimmt. Es heißt, dass sie dir zwei Minuten abnimmt – ein paar Dutzend Mal im Monat.
Vorher: Am Monatsende wurden alle bezahlten Rechnungen einzeln aus dem Rechnungsprogramm geladen. Jede Datei wurde umbenannt, damit man sie später wiederfindet, und in den passenden Cloud-Ordner geschoben. Ein Nachmittag, jeden Monat.
Heute passiert das im Moment der Zahlung. Die Rechnung wird automatisch abgerufen, nach Rechnungsnummer und Kundenname benannt und im richtigen Ordner abgelegt.
Was sich im Alltag ändert: Niemand muss daran denken. Wer eine Rechnung sucht, findet sie – ohne zu fragen, ob sie schon einsortiert wurde. Und der Monatsabschluss beginnt nicht mehr mit einem Nachmittag Ablage.
Vorher: Arbeitsberichte für Kunden landeten als PDF im Downloads-Ordner. Bestenfalls wurden sie irgendwann sortiert. Meistens fehlten sie genau dann, wenn ein Kunde nachfragte.
Heute reicht ein kurzer Hinweis – den Rest erledigt der Ablauf. Der Bericht wandert in die Cloud-Ablage, im Projekt-Board entsteht automatisch eine Karte im richtigen Projekt, das PDF hängt daran.
Was sich im Alltag ändert: Die Dokumentation entsteht während der Arbeit, statt am Jahresende zu fehlen. Wenn jemand nach dem Stand eines Projekts fragt, ist die Antwort schon vorbereitet. Wenn diese Ablage von allein läuft, fällt dir schnell der nächste Handgriff auf, der weg kann.
Welcher Handgriff kehrt bei dir jede Woche wieder? Meistens ist es der, an den du gerade zuerst gedacht hast.
Wir sprechen darüber, was bei dir jede Woche gleich abläuft – nicht über Technik. Das Gespräch ist unverbindlich und du brauchst keine Vorkenntnisse.
Du bekommst schriftlich, was automatisiert wird, wie lange es dauert und was es kostet. Erst wenn das für dich passt, geht es weiter.
Wir richten den Ablauf ein und lassen ihn zusammen mit dir zur Probe laufen. Du siehst an echten Fällen, dass das Ergebnis stimmt, bevor er scharf geschaltet wird.
Du bekommst kurz gezeigt, was im Hintergrund passiert und wen du bei Fragen erreichst. Danach musst du nichts mehr tun.
Fester Ansprechpartner, keine Hotline, keine Ticketnummer.
Weil deine Daten dann nicht durch fremde Dienste laufen. Wir betreiben n8n selbst gehostet auf unserem eigenen Server – Rechnungen, Kundennamen und Adressen bleiben dort und werden nicht an einen US-Anbieter wie Zapier oder Make weitergegeben.
Der zweite Unterschied ist der Preis. Solche Dienste rechnen pro ausgeführtem Schritt ab. Läuft dein Ablauf öfter, steigt die Rechnung – ohne dass sich an der Arbeit etwas geändert hat. Bei uns wächst die Rechnung nicht mit der Zahl der Ausführungen: Läuft ein Ablauf zehnmal so oft, kostet er nicht das Zehnfache.
Diese Anbieter sind nicht schlecht. Für einen kleinen Betrieb, der mit Kundendaten arbeitet, ist der eigene Server aber die ruhigere Lösung.
Abgerechnet wird nicht pro ausgeführtem Schritt. Ob ein Ablauf zehnmal oder tausendmal im Monat läuft, ändert an der Rechnung nichts. Laufende Kosten gibt es trotzdem – die für den Server. Sie sind klein und vorher bekannt.
Festpreis. Was dein Fall kostet, steht vor dem Start im Angebot – nicht als Schätzung nach Stunden.
Trägt immer der Kunde, abhängig von Projektgröße und Taskvolumen.
Server, Wartung des Systems, Überwachung der Abläufe und kleine Anpassungen. Freiwillig, jederzeit kündbar.
Damit weißt du vor dem Start, was auf dich zukommt: ein Festpreis für die Einrichtung und ein kleiner monatlicher Betrag für den Betrieb. Keine Abrechnung, die mit der Nutzung wächst.
Denk in drei Monaten nicht mehr an die Rechnungsablage. Die Datei liegt schon im richtigen Ordner, der Bericht ist beim Projekt, und der Freitagnachmittag gehört wieder dir.
Vielleicht magst du einfach erzählen, was bei dir jede Woche gleich abläuft. Wir schauen gemeinsam, ob sich davon etwas abnehmen lässt – unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Kostenloses Erstgespräch anfragenJa, oft sogar besonders. Es kommt nicht auf die Anzahl der Mitarbeitenden an, sondern darauf, wie oft eine Aufgabe wiederkehrt. Ein Ablauf, der wöchentlich zwanzig Minuten spart, rechnet sich auch bei zwei Personen im Betrieb – meist innerhalb weniger Monate.
Nein. Automatisierung ohne Programmieren heißt genau das: Du beschreibst, was heute von Hand passiert, wir richten es ein. Du brauchst keine neue Software zu lernen und nichts zu installieren. Zur Übergabe zeigen wir dir in wenigen Minuten, was im Hintergrund läuft.
Ein einzelner, klar beschriebener Ablauf ist meist zügig fertig, inklusive Test. Aufwendiger wird es, wenn mehrere Programme zusammenspielen müssen. Die erwartete Dauer steht im Angebot, bevor du zusagst – wir fangen nicht mit offenem Ende an.
Dann wird der Ablauf angepasst. Kleine Änderungen – ein anderer Ordner, ein neuer Empfänger, ein zusätzliches Feld – sind in der laufenden Betreuung enthalten. Größere Umbauten bekommen ein eigenes Angebot. Automatisierte Abläufe sind nicht in Stein gemeißelt.
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Bricht ein Ablauf ab – etwa weil ein anderes Programm nicht erreichbar ist – lässt sich das im Protokoll nachvollziehen. Eine automatische Benachrichtigung per E-Mail richten wir auf Wunsch ein; sie ist nicht automatisch Teil jedes Ablaufs. In der optionalen Betreuung ist die Überwachung enthalten: Dann bemerken wir den Abbruch und kümmern uns darum. Ohne Betreuung liegt das Nachsehen bei dir.
Nein. Die eingerichteten Abläufe gehören dir und können jederzeit herausgegeben werden, sodass ein anderer Dienstleister oder ein eigener Server sie weiterbetreiben kann. Die Abläufe lassen sich vollständig exportieren und weitergeben; lediglich die Zugangsdaten zu den angebundenen Programmen muss der neue Betreiber selbst neu hinterlegen – das ist ein Sicherheitsmerkmal, kein Hindernis. Du bekommst zudem eine schriftliche Beschreibung dessen, was passiert. Wer wechseln will, soll das ohne Verhandlung können.
Deine Daten liegen auf einem Server, den wir selbst betreiben – nicht bei einem US-Dienst. Es werden nur die Daten verarbeitet, die der jeweilige Ablauf braucht. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommst du auf Wunsch. Serverstandort und Anbieter nennen wir dir im Angebot.